Definisi dan Langkah-langkah Controlling

Definisi Mengendalikan (Controlling) 

Perolehan dan penggunaan informasi untuk membantu mengkoordinasikan proses pembuatan 

perencanaan dan pembuatan keputusan melalui organisasi dan utnuk memandu perilaku manajemen.Fungsi-Fungsi Manajemen Kegiatan dalam fungsi Pengendalian/Pengawasan (Controlling):

Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang

telah ditetapkan.

Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan.

Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target.

Langkah-langkah dalam kontrol

Proses Pengendalian Manajemen :

1. Perencanaan Strategi

2. Penyusunan Anggaran

3. Pelaksanaan Anggaran

4. Evaluasi Kinerja

Pengendalian Tugas proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Langkah – langkah penting pada proses pengendalian dapat digolongkan 8 elemen, yaitu :

1. Mengidentifikasikan tujuan dan strategi

2. Penyusunan program

3 .Penyusunan anggaran

4. Kegiatan dan pengumpulan realisasi prestasi

5. Pengukuran prestasi

6. Analisis dan pelaporan

7. Tindakan koreksi

8. Tindakan lanjutan

https://www.google.com/#q=Prinsip+Actuating&start=10

sistem-pengendalian-manajemen/definisi-sistem-pengendalian-manajemen

http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=30&cad=rja&ved=0CHYQFjAJOBQ&url=http%3A%2F%2Ffile.upi.edu%2FDirektori%2FFPEB%2FPRODI.AKUNTANSI%2F195407061987031-KARLI_SOEDIJATNO%2FAkmen%2FChapter_9%2FSISTEM_PENGENDALIAN_MANAJEMEN_YANG_DAH_DIEDIT.pdf&ei=p3hmUsqvC4iQrQf87IBg&usg=AFQjCNGXbNNrlz0cy1sYux9JSciK8oZ7IA&bvm=bv.55123115,d.bmk

Prinsip Actuating dan Mencapai Managerial Actuating yang Efektif

1. Prinsip Actuating

Prinsip-Prinsip Penggerakan Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan/actuating antara lain:

1. Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya

2. Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia

3. Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi

4. Menghargai hasil yang baik dan sempurna

5. Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih

6. Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup

7. Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya

2. Mencapai Actuating Managerial yang Efektif

² Komunikasi organisasi

Komunikasi organisasi  merujuk pada pola dan bentuk komunikasi yang terjadi dalam konteks dan jaringan organisasi. Komunikasi organisasi melibatkan bentuk-bentuk komunikasi antar pribadi dan komunikasi kelompok. Pembahasan komunikasi organisasi antara lain menyangkut struktur dan fungsi organisasi, hubungan antar manusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi. Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal dan horizontal.

Dalam teori-teori organisasi ada dua hal yang mendasar yang dijadikan pedoman:

Teori tradisi posisional yang meneliti bagaimana manajemen menggunakan jaringan-jaringan formal untuk mencapai tujuannya. Teori tradisi hubungan antar pribadi yang meneliti bagaimana sebuah organisasi terbentuk melalui interaksi antar individu.

² Coordinating

Coordinating atau mengkoordinasi merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan organisasi. Usaha yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan itu, antara lain dengan memberi instruksi, perintah, mengadakan pertemuan untuk memberikan penjelasan bimbingan atau nasihat, dan mengadakan coaching dan bila perlu memberi teguran.

² Motivating

Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahannya melakukan kegiatan secara sukarela sesuai apa yang dikehendaki oleh atasan. Pemberian inspirasi, semangat dan dorongan oleh atasan kepada bawahan ditunjukan agar bawahan bertambah kegiatannya, atau mereka lebih bersemangat melaksanakan tugas-tugas sehingga  mereka  berdaya  guna  dan berhasil guna.

    

² Leading

Istilah leading, yang merupakan salah satu fungsi manajemen, di kemukakan oleh Louis A. Allenyang dirumuskannya sebagai pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer yang menyebabkan orang lain bertindak. Pekerjaan leading, meliputi lima macam kegiatan, yakni 1) mengambil keputusan, 2) mengadakan komunikasi agar ada saling pegertian antara manajer dan bawahan, 3) memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak, 4) memilih orang-orang  yang  menjadi  anggota  kelompoknya,  serta 5) memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap  bawahan  agar  mereka  terampil  dalam  usaha  mencapai  tujuan yang  telah ditetapkan.

Analisa: Jadi pada dasarnya apabila semua organisasi dan industri di Indonesia menerapkan actuating yang baik dan benar maka bukan hal yang tidak mungkin Indonesia akan menjadinegara maju di masa depan. Dan untuk mencapai actuating yang efektif ada 4 macam hal yang harus di tingkatkan yaitu komunikasi organisasi, coordinating, motivating, leading

Sumber :

Handoko, T. H. (2009) Manajemen. Edisi 2. BPFE: Yogyakarta

Hasibuan, M. S. P. (2008) Manajemen Sumber Daya Manusia. Sinar Grafika Offset : Jakarta

http://ziezaahh.blogspot.com/2014/01/prinsip-actuating-dan-mencapai.html

Pengertian Actuating dan Pentingnya Actuating dalam Organisasi

Pengertian Actuating

Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi.Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara  efektif.  Dalam  hal  ini  yang  dibutuhkan  adalah  kepemimpinan.  Actuating adalah Pelaksanaan  untuk bekerja. Untuk melaksanakan  secara  fisik  kegiatan dari aktivitas tesebut,maka manajer mengambil tindakan - tindakannya  kearah  itu. Seperti :  Leadership   ( pimpinan ), perintah, komunikasi dan conseling ( nasehat).

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untukmengerjakan sesuatu jika :

a. Merasa yakin akan mampu mengerjakan,

b. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagidirinya,

c. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yanglebih penting, atau mendesak,

d. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan

Pentingnya Actuating dalam Organisasi

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan individu dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semuasumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensimasingmasing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

Analisa : Actuating adalah suatu bentuk usaha agar semua anggota dalam kelompok atau perusahaan berusaha mencapai tujuan organisasi atas dasar kesadaran dari setiap individu dalam kelompok tersebut. Actuating penting dalam sebuah organisasi agar semua lini dalam organisasi bergerak atau bekerja sesuai dengan tugasnya untuk mencapai tujuan organisasi tersebut yang telah ditetapkan sejak awal.

Sumber :

Mulyono. 2008. Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media. 

http://id.shvoong.com/social-sciences/education/2184012-pengertian-penggerakan-actuating/#ixzz1nfzTjKeM

Struktur Organisasi Fungsional dan Divisional

Struktur Organisasi Fungsional

Organisasi Fungsional adalah organisasi yang susunannya berdasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut. Dalam organisasi ini seorang tenaga pengajar tidak hanya bertanggung jawab kepada satu atasan saja. Pada organisasi ini pemimpin berhak memerintahkan semua para tenaga pengajar atau para karyawannya, selama masih dalam hubungan pekerjaan. Sehingga seorang pekerja dapat saja diperintah oleh lebih dari satu pimpinan sesuai dengan keahliannya.

Kelebihan struktur organisasi fungsional:

•  Efisiensi melalui spesialisasi
• Komunikasi dan jaringan keputusannya relatif sederhana
• Mempertahankan tingkat pengendalian strategi pada level manajemen puncak
• Mempermudah pengukuran output dan hasil dari setiap fungsi

Kekurangan struktur organisasi fungsional :

• Dapat mendorong timbulnya persaingan dan konflik antar fungsi
• Mengakibatkan sulitnya koordinasi di antara bidang-bidang fungsional
• Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi
• Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis dapat membuat perubahan menjadi sulit

Contoh perusahaan yang menggunakan struktur organisasi fungsional :

PT Jasa Putra Indonesia,

perusahaan ini bergerak dalam bidang jasa yaitu asuransi jiwa.Yang mana perusahaan ini didirikan dan menggunakan struktur organisasi fungsional, Sehingga perusahaan ini sudah sangat tersusun dengan rapi pembagian tugasnya, yang mempermudah dalam mengontrol pekerjaan para bawahan.

Stuktur Organisasi Divisional

Ketika perusahaan berkembang, perusahaan mulai memfokuskan perhatiannya pada pengelolaan berbagai lini produk di berbagai industri dan mendesentralisasikan wewenangnya dalam pengambilan keputusan. Ketika perusahaan mulai melakukan akuisisi dan mengembangkan berbagai produk baru dalam industri dan pasar yang berbeda, biasanya mengubah strukturnya menjadi struktur organisasi yang terdiri dari beberapa divisi. Tiap-tiap divisi dapat beroperasi sendiri-sendiri dibawah pengarahan seorang manajer divisi yang bertanggungjawab langsung kepada CEO. Dalam struktur organisasi divisional, manajer divisi dapat mengembangkan strategi untuk masing-masing divisinya dan mungkin saja mereka menghadapi persaingan yang berbeda dengan divisi lainnya sehingga strategi yang ditempuh mungkin juga berbeda dengan divisi lainnya. Pada organisasi divisional, divisi-divisi tersebut dapat menjadi tempat yang baik untuk melatih para manajer muda. Selain itu juga merupakan tempat yang baik dalam mengembangkan intuisi kewiraswastaan serta meningkatkan sejumlah pusat inisiatif dalam suatu perusahaan.

Kelebihan struktur organisasi divisional :

• Koordinasi antar fungsi menjadi lebih mudah dan cepat
• Mempunyai fleksibilitas pada struktur perusahaan
• Spesialisasi pada setiap divisi dapat dipertahankan
• Kesempatan karir lebih terbuka 

Kekurangan struktur organisasi divisional :

• Mengkibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi fungsional
• Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar  divisi
• Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

Contoh perusahaan yang menggunakan struktur organisasi divisional :

Wal-Mart Stores, Inc , yang merupakan perusahaan Amerika Serikat yang mengoperasikan jaringandepartment store. Menurut Fortune Global 500 2008, Wal-Mart adalah perusahaan publik terbesar di dunia berdasarkan pendapatan. Perusahaan ini menggunakan struktur divisional dimana ketika mengembangkan berbagai produk baru dalam industri dan pasar yang berbeda, biasanya perusahaan mengubah strukturnya menjadi  struktur organisasi yang terdiri dari beberapa  divisi. Tiap-tiap divisi dapat beroperasi sendiri-sendiri dibawah pengarahan seorang manajer divisi yang bertanggungjawab langsung kepada CEO. Dalam struktur organisasi divisional, manajer divisi dapat mengembangkan strategi untuk masing-masing divisinya dan mungkin saja mereka menghadapi persaingan yang berbeda dengan divisi lainnya sehingga strategi yang ditempuh mungkin juga berbeda dengan divisi lainnya.

Analisis :

Setiap struktur organisasi baik fungsional ataupun divisional memiliki kelebihan dan kekurangan yang berbeda-beda. Sebuah perusahaan berhak untuk memilih struktur organisasi yang mana yang akan digunakan dalam perusahaannya. Tentunya harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan tersebut jangan sampai tujuan berdirinya suatu perusahaan tidak dapat tercapai hanya dikarenakan kesalahan dalam pembangunan struktur organisasi.

Sumber:

Suyanto, M. (2007) Strategic Management Global Most Admired Companies. Yogyakarta: Andi Offset

Manulang,M.2012.DASAR-DASAR MANAJEMEN.Yogyakarta:Gadjah Mada University Press.

Afifuddin,M.M.2012.Dasar-dasar Manajemen.Bandung:ALFABETA.

Munandar, Ashar S. 2001. Psikologi industri dan organisasi, UI-press, salemba

Umar, Husain. 2000. Bussines An Introduction, Gramedia putaka utama. Jakarta.

Tugas ke 4 Psi.Manajemen

A.      DEFINISI PENGORGANISASI (ORGANIZING)

Pengorganisasian adalah suatu proses pembentukan kegunaan yang teratur untuk semua sumber daya dalam system manajemen. Penggunaan yang teratur tersebut menekankan pada pencapaian tujuan system manajemen dan membantu wirausahawan tidak hanya dalam pembutatan tujuan yang nampak tetapi juga di dalam menegaskan sumber daya yang akan digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. Organisasi kewirausahaan, seperti dalam bab ini menunjuk pada hasil-hasil proses pengorganisasian. Pada hakikatnya ,tiap sumber daya organisasional mewakili suatu investasi dari mana system manajemen harus mendapat pengembaliannya(return). Pengorganisasian yang sesuai dari sumber daya –sumber daya tersebut akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi daripenggunaannya.Henry Fayol telah mengembangkan enam belas garis pedoma numum yang bias digunakan ketika mengorganisasi sumber daya-sumberdaya. Walaupun garis pedoman tersebut dipublikasikan di inggris pada tahun1949, garis pedoman tersebut masih merupakan saran yang bernilai bagiwirausahawan dewasa ini.

Pengorganisasian adalah suatu proses penentuan, pengelompokan, dan pengaturan  bermacam-macam aktifitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktifitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukanaktifitas-aktifitas tersebut.

Organisasi dalam arti dinamis (pengorganisasian) adalah suatu proses penetapandan pembagian pekerjaan yang akan di lakukan. Pembatasan tugas – tugas atau tanggung  jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antara unsur - unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama - sama seefektif mungkinuntuk pencapaian tujuan. Secara singkat organisasi adalah suatu kegiatan diferensiasi tugas - tugas.

Organisasi sebagai fungsi manajemen (organisasi dalam pengertian dinamis)adalah organisasi yang memberikan kemungkinan bagi manajemen dapat bergerak dalam batas - batas tertentu. Organisasi dalam arti dinamis berarti organisasi itu mengadakan pembagian kerja. Kesimpulan definisi di atas adalh bahwa pengorganisasian (organizing) adalh funsimanajemen, sifatnya dinamis dan merupakan proses untuk memeperoleh organisasi (organization) yang menjadi alat dan wadah manajer melakukan aktifitas-aktifitasnyadalam mencapai tujuan.

B.      DEFINISI STRUKTUR ORGANISASIAN

STRUKTUR ORGANISASI _ SISTEM ATAU JARINGAN KERJA DARI TUGAS-TUGAS, HUBUNGAN PELAPORAN DAN KOMUNIKASI YANG MENGHUBUNGKAN KESELURUHAN PEKERJAAN INDIVIDUAL MAUPUN KELOMPOK.

Terry (1986) menyatakan: Pengorganisasian adalah proses mengusahakan hubungan-hubungan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien dan dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas tertentu, dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan tertentu. Hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Menurut Robbins (1994:6), menyatakan struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, serta mekanisme koordinasi yang formal dan pola interaksi yang akan diikuti.

S.Reksohadiprodjo, dan T.H.Handoko (1992:74); Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi, hubungan antar fungsi, serta wewenang dan tanggung jawabnya. Pola dan kelompok pekerjaan dalam suatu organisasi. Suatu sebab penting perilaku individu dan kelompok ( Gibson), yang dapat diidentifikasikan menjadi:

1.      Struktur sebagai pengaruh dari perilaku

2.      Struktur sebagai aktivitas berulang

3.      Struktur sebagai perilaku yang berorientasi pada maksud dan tujuan

STRUKTUR ORGANISASIKOMPONEN DASAR

4        komponen dasar struktur organisasi:

1.      Pembagian tugas (tanggung jawab) pada individu (bagian)-SPESIALISASI

2.      Hubungan pelaporan resmi, hirarki, rentang kendali

3.      Pengelompokan individu menjadi bagian organisasi-DEPARTEMENTALISASI

4.      Sistem hubungan, komunikasi, koordinasi, integrasi, vertikal maupun horisontal Komponen 1, 2 & 3: statis, tampak pada struktur organisasi Komponen 4: dinamis, tidak tampak

STRUKTUR ORGANISASICAMPURAN

•Struktur Campuran (Hibrid):

–Gabungan Fungsional-produk: struktur produk memiliki secara lengkap fungsi-fungsi yang dibutuhkan, tetapi beberapa fungsi lainnya tetap dikuasai pusat perusahaan

–Fungsi yang tidak didesentralisasi : memerlukan efisiensi dan keahlian fungsional

STRUKTUR MATRIKS

•Kondisi yang Sesuai untuk Struktur Matriks:

–Tekanan gandadari dua/lebih sektor kritis secara simultan

–Lingkungan kompleks, sering berubah, memerlukan hubungan vertikal & horizontal yang efektif

–Perlu penggunaan sumber secara efisien, sehingga sesuai untuk organisasi ukuran sedang

•Contoh: Struktur Organisasi Matriks pada Perguruan Tinggi

C.      PERORGANISASIAN SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN

Keberhasilan suatu kegiatan atau pekerjaan tergantung dari manajemennya. Pekerjaan itu akan berhasil apabila manajemennya baik dan teratur, dimana manajemen itu sendiri merupakan suatu perangkat dengan melakukan proses tertentu dalam fungsi yang terkait. Maksudnya adalah serangkaian tahap kegiatan mulai awal melakukan kegiatan atau pekerjaan sampai akhir tercapainya tujuan kegiatan atau pekerjaan.

Fungsi Pengorganisasian dapat didefinisikan sebagai proses menciptakan hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, personalia dan faktor fisik agar kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan disatukan dan diarahkan pada pencapaian tujuan bersama. Pengarahan merupakan fungsi manajemen yang menstimulir tindakan-tindakan agar betul-betul dilaksanakan. Oleh karena tindakan-tindakan itu dilakukan oleh orang, maka pengarahan meliputi pemberian perintah-perintah dan motivasi pada personalia yang melaksanakan perintah-perintah tersebut.

Analisis : jadi pengorganisasian berfungsi untuk mengatur atau menata manajemen agar berjalan dengan rapih dan lancar. Organisasi hanya dapat berjalan dengan lancar apabila disatukan dan diarahkan untuk mencapai tujuan bersama. Jadi pengorganisasian hanya mengarahkan suatu organisasi agar dapat mencapai tujuan bersama

DAFTAR PUSTAKA

James L. Gibson,dkk. 1994. Organisasi jilid 2 edisi kelima. Jakarta : Erlangga

Suharno dan Usada. 2009. Profesi Kependidikan. Surakarta : Yuma Pustaka

Winardi,J. 2003. Teori Organisasi dan Pengorganisasian. Jakarta : PT Raja Grafindo Persada

MANFAAT DAN JENIS-JENIS PERENCANAAN

MANFAAT PERENCANAAN

Perencanaan memiliki beberapa manfaat antara lain:

1.      Standar pelaksanaan dan pengawasan.

2.      Pemilihan berbagai alternative terbaik.

3.      Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan.

4.      Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi.

5.      Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.

6.      Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait, dan,.

7.      Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.

8.      Mengarah pada tindakan yang bertujuan.

9.      Menghindari kesalahan atau risiko.

10.  Memungkinkan pendelegasian tugas (kekuasaan).

11.  Memungkinkan koordinasi.

12.  Metode yang digunakan bisa lebih baik.

13.  Bisa berhemat atau ekonomis dana.

14.  Bisa menghemat tenaga manajemen.

15.  Sebagai dasar untuk pengendalian.

JENIS-JENIS PERENCANAAN

Selain manfaat, perencanaan juga dibagi menjadi beberapa jenis yaitu perencanaan strategis, taktis, operasional, dan normatif

1.      Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis dianggap oleh organisasi secara keseluruhan dan dihasilkan oleh tingkat hirarki yang lebih tinggi dari sebuah organisasi. Berkaitan dengan tujuan jangka panjang dan strategi dan tindakan untuk mencapainya. Perencanaan ini merupakan proses dimana eksekutif / top manajer meramal arah jangka panjang dari suatu entitas dengan menetapkan target spesifik pada kinerja, dengan mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal untuk melakukan tindakan perencanaan yang dipilih. Hal ini biasanya dilakukan dalam organisasi pada tingkat manajerial, atau tingkat tertinggi perintah, yang dilakukan dengan cara taktik dan prosedur yang digunakan untuk mencapai tujuan tertentu atau diberikan perencanaan jangka panjang lebih dari 5 tahun. Perencanaan strategis juga merupakan suatu hal untuk merencanakan strategi dalam segala hal, atau dalam kehidupan sehari-hari setiap orang.

2.      Perencanaan Taktis / Taktik

Pada tingkat kedua dari perencanaan, taktis, kinerja berada dalam setiap area fungsional bisnis, termasuk sumber daya tertentu. Perkembangannya terjadi oleh tingkat organisasi menengah, bertujuan untuk efisiensi penggunaan sumber daya yang tersedia untuk jangka menengah proyeksi. Dalam perusahaan besar dengan mudah mengidentifikasi tingkat perencanaan, yang diberikan oleh setiap kepala bagian. Bagian taktis merupakan proses yang berkelanjutan, yang bertujuan dalam waktu dekat, merampingkan pengambilan keputusan dan menentukan tindakan. Bagian Ini dilakukan secara sistemik karena merupakan totalitas yang dibentuk oleh sistem dan subsistem, seperti yang terlihat dari sudut pandang sistemik. Apakah iteratif, dan proyek mana yang harus fleksibel dan menerima penyesuaian dan koreksi. Teknik ini memungkinkan pengukuran siklus dan evaluasi sebagai dijalankan yang secara dinamis dan interaktif dilakukan dengan orang lain, dan merupakan teknik yang mengkoordinasikan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan dari efisiensi.

3.      Perencanaan Operasional

Ketidakpastian yang disebabkan oleh tekanan dan pengaruh lingkungan harus berasimilasi pada pertengahan atau taktik yang harus mengkonversi dan menafsirkan keputusan strategis, tingkat tertinggi, ke dalam rencana konkrit di tengah dan membuat rencana yang akan dilakukan dan, pada gilirannya, dibagi lagi menjadi rencana operasional dan rincian yang akan dijalankan pada tingkat operasional. Karena jadwal pada tingkat operasional sesuai dengan set bagian homogen dari perencanaan taktis, yaitu, mengidentifikasi prosedur spesifik dan proses yang diperlukan di tingkat bawah organisasi, menyajikan rencana aksi atau rencana operasional. Hal ini dihasilkan oleh tingkat organisasi yang lebih rendah, dengan fokus pada kegiatan rutin perusahaan, oleh karena itu, rencana dikembangkan untuk waktu yang singkat. Perencanaan Operasional ini dilakukan pada karyawan di tingkat terendah dari organisasi. Membuat perencanaan kecil sebuah organisasi dan merinci bagaimana tujuan akan dicapai. Bahkan, semua titik dasar perencanaan terjadi di tingkat operasional, yang sangat mempengaruhi dan menentukan, bersama dengan, hasil taktik. Termasuk tugas-tugas operasional dan skema operasi yang benar dan efisien dalam menjalani sistem pendekatan reduksionis proses khas ditutup. Hal ini dilakukan berdasarkan proses diprogram dan teknik komputasi. Ini mengubah ide menjadi kenyataan, atau mengeksekusi tujuan dari suatu tindakan melalui berbagai rute, jangka pendek pekerjaan umumnya kurang dari 1 tahun.

4.      Perencanaan Normatif

Mengacu pada penciptaan standar, kebijakan serta peraturan yang ditetapkan untuk operasi organisasi. Hal ini bergantung pada pembentukan standar, metodologi dan metode untuk berfungsinya kegiatan yang direncanakan. Standar-standar tentang pendirian aturan dan / atau undang-undang dan / atau kebijakan dalam setiap kelompok atau organisasi, terutama untuk menjaga pengendalian, pemantauan dan pengembangan perencanaan dan pengembangan standar dan kebijakan. Perencanaan berhubungan erat dengan desain struktur organisasi. Ini berlaku di daerah yang sangat spesifik, yang umumnya adalah mereka yang mengawasi dan menentukan aspek pada tingkat lainnya tidak dapat dipisahkan.

Kesimpulannya adalah perencanaan itu sangat penting agar segala sesuatu yang kita lakukan dapat terlaksana dengan baik. Selain itu kita juga dapat meminimalisir resiko yang tidak terduga nantinya. Dan juga agar kita dapat mengendalikan keadaan atau pekerjaan yang akan kita hadapi nanti.

Sumber :
http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2077093-tujuan-perencanaan-dan-manfaat-perencanaan/
http://id.shvoong.com/business-management/management/2293395-jenis-jenis-perencanaan-dalamtingkatan-organisasi/
http://rachmabuana.blogspot.com/2013/10/manfaat-perencanaan-dan-jenis.html

PERENCANAAN

Perencanaan terjadi pada semua kegiatan. Perencanaan merupakan proses awal dimana manajemen memutuskan  tujuan dan cara pencapaiannya. Perencanaan adalah hal yang sangat esensial karena dalam kenyataanya perencanaan memegang peranan lebih bila dibandng dengan fungsi-fungsi manajemen yang lainnya, yaitu pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Dimana fungsi-fungsi manajemen tersebeut sebenatnya hanya merupakan pelaksanaan dari hasil sebuah perencanaan 

Berikut ini adalah pengertian dan definisi perencanaan:

Perencanaan adalah suatu proses yang tidak pernah berakhir. Apabila sebuah rencana telah ditetapkan, maka dokumen menyangkut perencanaan terkait harus diimplementasikan Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pengambilan keputusan tentang "apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.

1.  DEACON; Perencanaan adalah upaya menyusun berbagai keputusan yang bersifat pokok, yang dipandang paling penting dan yang akan dilaksanakan menurut urutannya guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan

2.  DRUCKER Perencanaan adalah suatu proses yang diorganisasi dan dilaksanakan secara sistematis dengan emnggunakan pengetahuan yang ada sesuai keputusan yang telah ditetapkan bersam

3.  GOETZ; Perencanaan adalah kemampuan memilih satu kemungkinan dari berbagai kemungkinan yang tersedia dan yang dipandang paling tepat untuk mencapai tujuan.

4.  ANONIM; Perencanaan adalah suatu rangkaian kegiatan yang disusun secara sistematis untuk mencapai yujuan yang telah ditetapkan . diputuskan bersama

5.  GEORGE PICKETT & JOHN J. HANLON; Perencanaan adalah proses menentukan bagaimana mencapai suatu tujuan begitu tujuan itu ditetapkan

6.  STONER ; Perencanaan adalahproses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi. Perencanaan adalah proses menetapkan sasaran atau tujuan dan tindakan yang perlu untuk mencapai tujuan (goal) tersebut

7.  CUNINGHAM; Perencanaan adalah menyelesi dan menghubungkan pengetahuan, fakta, imajinasi, dan asumsi untuk masa yang akan datang dengan tujuan memvisualisasi dan emformulasi hasil yang diinginkan, urutan kegiatan yang diperlukan, dan perilaku dalam batas-batas yang dapat diterima dan digunakan dalam penyelesaian

8.  HUSEIN UMAR; Perencanaan merupakan kegiatan atau proses membuat rencana yang kelak dipakai perusahaan dalam rangka melaksanakan pencapaian tujuannya

l Pengertian perencanaan

Dalam proses manajemen, yang menjadi titik awalnya adalah perencanaan. Jadi perencanaan sebagai awal kita melakukan proses manajemen sebelum kita melakukan pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan.

Menurut George R. Terry perencanaan adalah: “planning is the selecting and relating of fact and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired result”.

Dalam pengertian tersebut bisa kita simpulkan antara lain:

1. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret.

2. Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang.

3. Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.

 Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.

l  Fungsi Perencanaan

Robbins dan Coulter menjelaskan fungsi dari perencanaan sebagai berikut:

1.Perencanaan sebagai Pengarah

Perencanaan merupakan upaya untuk meraih atau mendapatkan sesuatu secara lebih terkoordinasi. Dalam hal ini perencanaan adalah sebagai pengarah atau guide dalam usaha untuk mencapai tujuan secara lebih terkoordinasi dan terarah.

2.  Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian

Pada dasarnya di dunia ini tidak ada yang tidak mengalami perubahan. Perubahan-perubahan yang terjadi membawa ketidakpastian bagi organisasi. Kadang perubahan tersebut sesuai dengan apa yang kita inginkan akan tetapi tidak jarang perubahan tersebut tidak sesuai dengan apa yang kita inginkan. Ketidak pastian inilah yang harus diminimalisasikan, dengan adanya perencanaan, ketidak pastian yang akan terjadi di kemudian hari diantisipasi sebelumnya.

3.  Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya

Setiap organisasi pasti membutuhkan sumber daya, dengan adanya perencanaan, sebuah organisasi di awal sudah melakukan perencanaan mengenai penggunaan sumber daya sehingga diharapkan tidak terjadi pemborosan dalam hal penggunaan sumber daya yang ada sehingga organisasi tersebut bisa meningkatkan tingkat efisiensinya.

4.  Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas.

Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas yang harus dicapai oleh organisasi dan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi pengawasan manajemen. Dalam perencanaan, perusahaan menentukan tujuan dan rencana-rencana untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam pengawasan, perusahaan berusaha membandingkan antara tujuan yang telah ditetapkan dengan realita di lapangan, dan mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi, sehingga bisa mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki kinerja perusahaan.

Langkah-langkah dalam perencanaan, dimana secara garis besarnya terdiri dari empat langkah dasar perencanaan yang bisa diterapkan untuk semua tipe jenajang organisasi/ lembaga/ institusi. Langkah-langkahnya antara lain adalah :

l Menetapkan sasaran : Kegiatan perencanaan dimulai dengan menetapkan apasaja yang ingin dicapai oleh organisasi, tanpa dasar yang jelas, sumber daya yang ada akan meluas menyebar dengan menetapkan prioritas dan merinci serta mengkalkulasi sasaran secara jelas maka organisasi dapat mengarahkan sega sumber daya yang lebih efektif dan efisien serta tepat guna dan tepat sasaran. Tugas pokok dan fungsi harus sudah ada, jika sudah memiliki tupoksi yang jelas, maka akan semakin memudahkan untu membuat sasaran yang bisa dipakai untuk satu tahun kedepan maupun sasaran yang ingin dicapai dalam lima tahuan kedepan.

l Merumuskan Posisi Organisasi : Posisi organisasi saat ini diman pimpinan harus tahu dengan posisi organisasinya saat ini. Sumber daya apa yang dimiliki organisasinya saat ini. Barulah rencana dapat disusun setelah diketahui posisi organisasinya, kekuatan-kekuatan yang akan melaksanakan dari apa-apa yang telah direncanakan dengan mengetahui keuangan dan statistic organisasi saat ini.

l Mengidentifikasi berbagai faktor : Mengetahui factor-faktor pendukung dan penghambat selanjutnya perlu diketahui factor-faktor baik dari dalam maupun yang datang dari luar yang diperkirakan dapat membantu dan mendukung serta yang menghambat organisasi untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Diakui mengetahui lebih mudah keadaan yang terjadi saat ini dibandingkan meramal peluang yang akan didapat di masa yang akan datang. Dan unsure utama dalam perencanaan yang paling sulit adalah melihat kedepan. Namun biarbagaimanapun harus ditunjang dengan sikap optimis.

l Menyusun langkah-langkah untuk mencapai sasaran : Langkah terakhir dalam menyusun perencanaan adalah mengembangkan berbagai kemungkinan alternative atau langkah yang diambil untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan, mengevaluasi alternative ini dengan memilih mana yang baik dan mana yang dianggap cocok dan memuaskan.

Contoh kasus: 

Perencanaan SDM XL
Sejak lama XL telah menerapkan suatu sistem Manajemen Sumberdaya Manusia Berbasis Kompetensi (Competency-Based Human Resources Management CBHRM). Sistem ini digunakan sebagai dasar dalam setiap pengambilan keputusan yang menyangkut sumber daya manusia, seperti rekrutmen dan seleksi; pembelajaran dan pengembangan; perencanaan karir dan sebagainya. Untuk memastikan bahwa setiap kontribusi karyawan mendapat penghargaan, XL menerapkan sistem Manajemen Kinerja bagi karyawan XL. Dengan sistem ini, setiap karyawan membuat rencana kerja yang kemudian dibicarakan bersama agar dapat membantu pencapaian rencana tersebut. Pada akhir tahun, kinerja karyawan akan dievaluasi dan hasilnya akan dijadikan dasar pemberian remunerasi dan pengembangan karir karyawan. Untuk mendukung unit kerja dalam menyelesaikan masalah strategis dalam bidang sumber daya manusia, seperti penempatan tenaga kerja secara strategis, pengembangan organisasi, manajemen kinerja, dan sebagainya - XL menempatkan Human Capital Specialist sebagai Human Capital Business Partners (HCBP) di unit-unit kerja. Para HCBP akan membantu dan memfasilitasi penyelesaian masalahsumber daya manusia yang ada pada setiap unit. Keberadaan mereka merupakan kepanjangan tangan Human Capital di unit untuk mempercepat pemecahan masalah.
Sejalan dengan komitmen di atas, XL juga memiliki program Talent Pool dan Succession Planning yang didasarkan pada filosofi pengembangan para pemimpin dari dalam XL. Termasuk dalam program ini adalah penentuan atribut/kriteria utama
yang diharapkan dari para pemimpin XL, identifikasi terhadap individu yang berpotensi, dan pengembangan bagi individu yang terpilih. Targetnya adalah untuk mengantisipasi tantangan di masa yang akan datang. Sejak lama XL telah menerapkan suatu sistem Manajemen Sumberdaya Manusia Berbasis Kompetensi (Competency-Based Human Resources Management CBHRM). Sistem ini digunakan sebagai dasar dalam setiap pengambilan keputusan yang menyangkut sumber daya manusia, seperti rekrutmen dan seleksi; pembelajaran dan pengembangan; perencanaan karir dan sebagainya. Untuk memastikan bahwa setiap kontribusi karyawan mendapat penghargaan, XL menerapkan sistem Manajemen Kinerja bagi karyawan XL. Dengan sistem ini, setiap karyawan membuat rencana kerja yang kemudian dibicarakan bersama agar dapat membantu pencapaian rencana tersebut. Pada akhir tahun, kinerja karyawan akan dievaluasi dan hasilnya akan dijadikan dasar pemberian remunerasi dan pengembangan karir karyawan.
Untuk mendukung unit kerja dalam menyelesaikan masalah strategis dalam bidang sumber daya manusia, seperti penempatan tenaga kerja secara strategis, pengembangan organisasi, manajemen kinerja, dan sebagainya - XL menempatkan Human Capital Specialist sebagai Human Capital Business Partners (HCBP) di unit unit kerja. Para HCBP akan membantu dan memfasilitasi penyelesaian masalah. Sumber daya manusia yang ada pada setiap unit. Keberadaan mereka merupakan kepanjangan tangan Human Capital di unit untuk mempercepat pemecahan masalah. Sejalan dengan komitmen di atas, XL juga memiliki program Talent Pool dan Succession Planning yang didasarkan pada filosofi pengembangan para pemimpin dari dalam XL. Termasuk dalam program ini adalah penentuan atribut/kriteria utama yang diharapkan dari para pemimpin XL, identifikasi terhadap individu yang berpotensi, dan pengembangan bagi individu yang terpilih. Targetnya adalah untuk mengantisipasi tantangan di masa yang akan datang.
Jadi dilihat dari kepentingan pegawai, organisasi dan kepentingan nasional sebuah perencanaan SDM adalah memiliki kaitan erat yang satu dengan lainnya tidak bisa dipisahkan dalam mecapai suatu tujuan yang diinginkan bersama.

Pembahasan Kasus

Konsep Competency Based Human Resources Management (CBHRM) pertama kali diperkenalkan oleh Prof Dr David McClelland di Amerika Serikat sekitar 33 tahun lalu. Dapat didefinisikan bahwa Competency-Based Human Resources Management (CBHRM) adalah suatu pola pendekatan di dalam membangun suatu sistem manajemen sumber daya manusia yang handal dengan memanfaatkan kompetensi sebagai titik sentralnya. Hal ini dimaksudkan agar perusahaan dapat meningkatkan efektifitas dan konsistensi kebijakan seleksi, promosi, kompensasi, penilaian kinerja, pendidikan dan pelatihan, perencanaan karir, manajemen kinerja, maupun perencanaan strategis di bidang sumber daya manusia ke titik yang paling optimum. Sebagai suatu model yang sistematis, penerapan model CBHRM ini memungkinkan perusahaan untuk membuat sistem pengelolaan yang terintegrasi terhadap semua sistem dan kebijakan sumber daya manusianya.

Dari penjelasan kasus diatas terlihat kalau xl menggunakan sistem CBHRM untuk merencanakan sumber daya manusianya, yang berarti juga xl ingin membuat pemimpinnya sendiri dari internal perusahaan. Dengan cara ini juga membuat para karyawan berkompetisi secara baik agar karyawan itu dapat meraih jabatan yang meningkat, karena sistem ini menggunakan sistem penilaian kompetensi dari masing masing karyawannya. Semuanya dilakukan dengan cara:

Menetapkan standar kerja yang spesifik dan secara kontinyu melakukan serangkaian tindakan nyata untuk memenuhi sasaran kerja yang telah ditetapkan.

Menentukan target kinerja yang jelas, terukur dan menantang. Kemudian membimbing dan memotivasi staf untuk merealisasikannya. Mau menerima dan mendelegasikan tanggung jawab. Dapat bertindak tegas saat diperlukan.

Mengelola dan menggunakan sumber daya yang dimiliki untuk mencapai sasaran kinerja.

Secara terus-menerus melakukan proses perbaikan terhadap kinerja dirinya.

Melakukan komunikasi dua arah termasuk memberikan feedback yang terbuka dan berterus terang kepada karyawan.

Mengembangkan ide-ide untuk meningkatkan kinerja dan mengambil langkah yang diperlukan untuk melakukan perubahan dan memastikan penerimaan kelompok.

Kompetensi telah dikaitkan dengan visi, strategi dan kapabilitas kunci organisasi.

Standard kompetensi secara terus menerus dikomuninasikan dan dipergunakan secara aktif oleh semua karyawan.

Kompetensi yang berhasil adalah yang simple dan mudah dipahami oleh setiap karwayan tanpa selalu dibantu oleh divisi HRD.

Implementasi kompetensi akan berhasil jika ia dapat menjadi bagian dari kultur baru perusahaan.

Sumber: 
http://zuhairistain.blogspot.com/2013/03/pengertian-perencanaan.html
http://kodzan.blogspot.com/2010/04/langkah-langkah-dalam-perencanaan.html#.VDek_PmUfEA